كيف تكتب خطة عمل لمشروعك التجاري؟

كتابة خطة عمل المشروع من الخطوات الأولى والضرورية عند بدء أي عمل تجاري أو مشروع ناشئ. وهي أكثر من كونها اختيار للخدمة أو المنتج للبيع، فالتمويل، والتسويق وتقنيات تسريع النمو كلها من الأمور الحيوية التي تتضمنها خطة العمل.

هي أيضًا أكثر من نسخ القوالب الجاهزة أو الأمثلة المتاحة وملئ الفراغات، خطة العمل قد تتكون من صفحة واحدة، أو  تمتد لأربعين صفحة تشرح بالتفصيل كل ما يتعلق بشركتك وخدماتها.

كتابة خطة عمل فعالة يعتمد بالأساس على مقدار البحث وجمع البيانات اللازمة لرسم الخطة. وإتخاذ القرارات الضرورية بشأن كل من ..

إستراتيجيات التسويق
متطلبات التمويل
النماذج الربحية المناسبة
المخاطر
المنافسة
ومن النقاط السابقة يتضح أن خطة العمل هي الخريطة التي ستعمل الشركة طبقًا لها حتى تنجح وتبدأ بجني الأرباح الكبيرة. لكن قبل ذلك فإنك ستحتاج معلومات حقيقية ودقيقة لكل من حجم الصناعة، حجم المنافسين،  المنتج والزبائن، ويمكنك الحصول على كل ذلك عن طريق بحث جاد للسوق.

الإجابة عن سؤال كيف تقوم بكتابة خطة عمل لمشروعك الناشئ يعتمد على نوع المشروع، وغرضك من كتابة خطة العمل. معظم الريادين يعتقدون أن خطة العمل هي لمجرد إقناع المستثمرين أو البنوك لجمع الاستثمارات.

وفي الواقع هذا ليس الغرض الوحيد منها. فخطة العمل تأتي في جميع الأشكال والأحجام اعتمادًا على حجم السوق المستهدف ومرحلة المشروع، فعلى سبيل المثال يحتاج المشروع الناشئ في البداية لخطة عمل تتضمن كل النفقات وكيفية الحد منها، بالإضافة لكل التقنيات والفرص المتاحة لزيادة النمو في فترة وجيزة.

أنوع خطط العمل

النوع المشهور بخطط العمل هو الذي يُكتب مرتكزًا على الجمهور المستهدف، ويوجد نوع آخر بغرض تسهيل إدارة الشركة من الداخل وسهولة التعامل بين أعضاء الفريق وبعضهم البعض. وتسمى بخطة العمل الداخلية.

ويمكن كتابة خطة العمل الداخلية لمشروع معين، حتى يستطيع المدراء والتنفيذيون تقدير حجم الأرباح ودراسة الجدوى من مشروع بعينه. وقد يتضمن النوعان السابقان توقعات عن الربحية والنمو خلال 5 أو 10 سنوات بالمستقبل.

أما عن النوع الثالث وهو الخطط الخارجية والتي تستهدف المستثمرين والبنوك بغرض الاقتراض أو جلب استثمار، فالمستثمر يريد خطة عمل توضح النمو والربحية حتى يقوم بحساب عائد الاستثمار للمبالغ التي سيدفعها بالشركة.

كيف تكتب خطة عمل لمشروعك أو شركتك الناشئة؟

يعتمد ما ستكتبه بالخطة على الجمهور بشكل كبير، على الأسئلة التي يريدون إجابات لها أو عن المشاكل التي يسعون لحلها. لذا فإن أشهر الأقسام التي تتضمنها خطة العمل هي ..

ملخص تنفيذي

بغض النظر  عن أي صيغة لصيغ خطط العمل فإن الملخص التنفيذي هو أول قسم بخطة العمل. وهو قسم يلخص للقارئ عن ماهية الشركة، أين هي الآن، وأين تتجه، وما خطتها للنجاح للوصول لأهدافها. بخطط العمل المعدة للمستثمرين فإن هذا القسم من أهم الأقسام التي قد تجذب إنتباه المستثمر.

وبالرغم من أن هذا القسم يظهر ببداية خطة العمل فإنه يجب أن يُكتب في النهاية. فهو بشكل أو بآخر يعد ملخصًا لخطة العمل كلها. لذا فعندما تكتبه بالنهاية فإن كل الخيوط والنقاط بذهنك ما سيجعلك تكتبه بشكل مميز وواضح للقارئ.

و يجب أن يتضمن الملخص الآتي ..

المهمة: وهي تشرح إجابة السؤال “لماذا؟”، لماذا توجد شركتك بالسوق، كل الأنشطة التي تزاولها شركتك يجب أن تنبع من المهمة.
معلومات الشركة: جملة مختصرة عن تاريخ الشركة، ويجب أن تتضمن تاريخ ومكان الشركة، بالإضافة إلى أسماء المؤسسين وعدد الموظفين.
المنتجات والخدمات: بإختصار قم بوصف الخدمات والمنتجات التي تقدمها شركتك لعملائها.
معلومات مالية: إذا كانت تسعى شركتك للتمويل، فيمكنك عبر هذه النقطة الإشارة للمستثمرين الحاليين .
توقعات مستقبلية: اشرح بإيجاز توقعات نمو الشركة وأرباحها طبقًا لمعدل زمني معين. وطبقًا لما قمت بإعداده بالخطة في الأقسام الأخرى.
وصف الشركة

وصف الشركة ليس مجرد إخبار الناس أننا “نبيع أشياء”، هذا القسم هو نظرة عامة على الشركة، متضمنًا هيكلها، المالكين، الإدارة. وملخص تاريخي بسيط عنها. معلومات عن المنتجات والخدمات التي تقدمها.

الأسواق المتواجدة فيها الشركة، والأسواق التي تخطط للدخول فيها، فغرض وصف الشركة هو أن يفهم القارئ أهداف الشركة وكيف تعتزم على تحقيقها. بعد الإنتهاء من قراءة هذا القسم يجب أن يكون القارئ قد فهم بشكل واضح طبيعة عمل الشركة، وهيكليتها، أهدافها، مميزاتها ونقاط قوتها.

تحليل بيئة العمل

التخطيط للشركة أو المشروع الناشئ هو عملية لا تتوقف عند كتابة خطة العمل، فيجب أن يوجد نظام واضح وفعّال لقياس أداء الشركة لضمان سير الأمور بالإتجاه الصحيح. خطة العمل يجب أن تتضمن الأدوات والتقنيات اللازمة لتقييم أداء الشركة بصورة دورية مقارنة بالنسبة للشركات الأخرى.

بيئة العمل تتضمن العوامل الخارجية والداخلية التي تؤثر في عمل الشركة، العوامل الداخلية قد تتضمن ثقافة الشركة، هيكلها النظامي، وطرق الإدارة المعتمدة بالشركة.

العوامل الخارجية قد تتضمن الأنشطة الإجتماعية، التغيرات السوقية والمستجدات التي تؤثر على سلوك العميل. وتتضمن أيضًا الإبتكارية والتقنيات الجديدة التي قد تساعد أو تدمر ربحية الشركة أو إنتاجيتها.

تحليل هذه العوامل وتأثيرها على الشركة سيساعدك على تطوير استراتيجيات وتقنيات للعمل تساعدك على مواجهة أية مخاطر أو الاستفادة من هذه العوامل قدر الإمكان.

الصناعة

يجب أن تكون لديك المعلومات اللازمة حول الصناعة التي تعمل بها شركتك أو مشروعك الناشئ، هذه المعلومات ستساعدك على تطوير آلية العمل بشكل كبير ومواكبة أية تطورات تحدث بالصناعة قد تؤثر بالسلب أو الإيجاب على الشركة.

عند كتابة القسم الخاص بدراسة الصناعة فإنه يمكنك عمل ذلك في أربع خطوات ..

مقدمة عن الصناعة ومناطق إنتشارها وتاريخ بسيط عن هذا الإنتشار.
مراجعة أهم المستجدات وأنماط النمو التي حدثت بالصناعة.
أهم العوامل التي تؤثر على الصناعة على سبيل المثال الأحوال السياسية والدعم الحكومي لبعض الخدمات المتعلقة.
ما هو وضع شركتك الحالي في الصناعة وكيف تخطط للتقدم بالاستفادة من المميزات والعوامل التي قمت بتحديدها في الصناعة.
تحليل المنافسة

يجب أن تتضمن خطة العمل قسمًا خاصًا بالمنافسين، توضح فيه ما هو وضعك الحالي مقارنة بهم، فمن الصعب تقرير أداء شركتك إذا لم تكن تعرف ما هو حجم وأداء المنافسين.

بعد جمع المعلومات اللازمة من البحث السوقي، فإنه يمكنك كتابة هذا القسم في أربع خطوات.

قائمة بالمنافسين يتضمن اسم وموقع كل منافس والمنتجات التي يقدمها. ونظام التسعير المتبع.
أهم نقاط القوة والضعف لدى كل منافس.
تحليل نقاط القوة والضعف لدى شركتك، والتركيز على كيفية الحد من نقاط الضعف وزيادة نقاط القوة.
وصف لدور شركتك في السوق، وكيف يمكن أن تنافس على حصة سوقية كبيرة استنادًا على معلومات وأرقام واضحة.
تحليل السوق

قسم تحليل السوق يجب أن يتضمن ملخصًا للسوق الذي تركز عليه، وأهم الحقائق والمعلومات التي قد تساعدك في طرق التسويق والإنتاج.

أهم ما يجب أن يتضمنه هذا القسم هو التالي ..

وصف للصناعة والسوق، وفرص النمو.
وصف للجمهور المستهدف مع تصنيفات دقيقة له، وملف واضح لكل تصنيف.
حجم السوق، ووضعه الحالي هل يتزايد أم يتناقص، وتوقعات استمرار ذلك أو توقفه.
نظام التسعير المتبع في الشركة ومقارنته بالنسبة للمنافسين. ومميزات النظام الذي تتبعه شركتك.
خطة التسويق

من أهم الأقسام التي تتضمنها خطة العمل هي خطة التسويق، والاستراتيجيات والتقنيات المتبعة، يتضمن هذا القسم ..

طرق إختراق السوق وهو يوضح خطط الشركة لدخول هذا السوق.
استراتيجيات النمو عبر التعريف بالمنتجات والخدمات بأسواق جديدة ومستخدمين جدد.
استراتيجية تحلل بدائل وطرق جديدة لتوزيع المنتج أو الخدمة لزيادة المبيعات كتوظيف موظفين للمبيعات، أو افتتاح متاجر جديدة.
الاستراتيجية الرابعة تتحكم في كيفية التواصل مع الزبائن، كطرق الإعلان وأنوع الزبائن وكيفية التواصل مع كل فئة منهم.
خطة العمليات والإدارة

هذا القسم خاص بفريق العمل والإدارة. خطة العمليات هو المحرك الذي يدير ماكينة الشركة. بدون خطة العمليات لا شيء مما سبق مناقشته يمكن تنفيذه. يجب أن يتضمن هذا القسم على كل التفاصيل والأدوار التي سيقوم بها كل عضو بالفريق في يومه. عبر هذا القسم يمكن لأي عضو بالفر يق التعرف على دوره وواجباته بالضبط.

كما يتضمن على التسلسل الوظيفي لكل شخص بالشركة والهيكل المتبع، عبره يعرف كل شخص من هو المسؤول وما دوره بالإدارة. ما يجعل الأمور واضحة لكل موظف في حالة أي مشكلة والرجوع للمسؤول المختص.

الماليات

البيانات المالية يجب أن تكتب في خطة العمل، بيانات كالدخل والسيولة المالية، والنظام الربحي، أنظمة التسعير، ما هي فرص زيادة المبيعات، ما هي النفقات التي تقوم بها الشركة.

وأهم ما يجب أن يتضمنه هذا القسم هو التوقعات المستقبلية لأحوال الشركة المالية مدعومة بالبيانات والمعلومات اللازمة خلال السنوات السابقة والأنماط المتبعة.

هذا أهم ما يجب أن تتضمنه بخطة عملك لمشروعك أو شركتك، لكن قبل كل شيء يجب أن تجمع أهم البيانات التي تحتاجها في كتابة خطة العمل .. حتى إذا ما كنت تريد كتابتها يمكنك الرجوع لهذه التدوينة.